Politica de confidențialitate

1. Dispoziții generale

Politică de confidențialitate explică cum colectează, utilizează, stochează și protejează datele cu caracter personal „LUX HOSPITALITY” SRL (denumită în continuare „Compania” sau „Operatorul”).

Politica se aplică prelucrării datelor în legătură cu utilizarea site-ului oficial, serviciilor mobile și online, sistemelor de rezervare, poștei electronice, comunicațiilor telefonice, rețelelor sociale și serviciilor de mesagerie ale Companiei, precum și în cazul vizitelor personale și al primirii serviciilor oferite de Companie.

Politica a fost pregătită în conformitate cu Legea Republicii Moldova nr. 195/2024 privind protecția datelor cu caracter personal și alte acte normative aplicabile ale Republicii Moldova. În cazurile în care activitatea Companiei intră sub incidența Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR), prelucrarea corespunzătoare se realizează de asemenea în conformitate cu GDPR.

Politica acoperă activitatea Companiei în următoarele domenii:

• servicii hoteliere și servicii conexe pentru oaspeți
• restaurant
• salon de înfrumusețare
• servicii SPA, proceduri de întreținere corporală (care nu constituie servicii medicale)
• organizarea și gestionarea evenimentelor
• punerea la dispoziție a sălilor de conferință și a altor spații
• programe de loialitate, carduri cadou, campanii și comunicări de marketing
• asigurarea securității obiectivelor, inclusiv controlul accesului și supravegherea video.

Dacă un anumit domeniu, serviciu sau eveniment necesită informații suplimentare, Compania furnizează o notificare specială scurtă, care se aplică împreună cu prezenta Politică.

2. Informații despre operator

Cererile privind exercitarea drepturilor subiecților datelor trebuie trimise la adresa dpo@nobil.md / dpo@luxhospitality.md sau la adresa poștală a Companiei. Contactul it@nobil.md este destinat pentru notificări despre securitatea tehnică și informațională și nu înlocuiește canalul de exercitare a drepturilor subiecților datelor.

3. Cui se aplică Politica

Politica se aplică utilizatorilor site-ului și serviciilor online, clienților și potențialilor clienți, oaspeților hotelului, vizitatorilor restaurantului, salonului de înfrumusețare și SPA, clienților și participanților la evenimente, reprezentanților partenerilor, vizitatorilor obiectivelor Companiei, angajați, candidaților pentru posturi, precum și altor persoane care interacționează cu Compania.

Prelucrarea datelor angajaților este reglementată prin notificări interne și documente separate ale Companiei. Candidaților pentru posturi li se poate furniza o notificare separată la primirea CV-ului.

4. Categorii de date personale

4.1. Utilizatorii site-ului și serviciilor online

• adresa IP, identificatori de dispozitiv și de sesiune
• tipul dispozitivului, sistemul de operare, browserul și setările de limbă
• paginile vizitate, data, ora și durata vizitei
• sursa de referință, acțiunile pe site, jurnale tehnice
• cookie și alți identificatori online
• date introduse în formulare web, chat-uri sau alte canale de comunicare.

4.2. Servicii hoteliere

• nume, prenume, date de contact și de identificare
• informații despre document, necesare pentru înregistrare și respectarea cerințelor legii
• perioada de ședere, tipul camerei, numărul și componența oaspeților
• istoricul rezervărilor, modificările, anulările, solicitările și reclamațiile
• preferințe și cereri speciale
• informații despre vehicul și acces, atunci când este necesar
• date contractuale, de facturare și de plată.

4.3. Restaurant

• nume și date de contact ale persoanei care efectuează rezervarea sau comanda
• data, ora, numărul de oaspeți, informații despre comandă și eveniment
• preferințe alimentare
• informații despre alergii și restricții alimentare, furnizate voluntar pentru o servire sigură

4.4. Salon de înfrumusețare și SPA

• numele, datele de contact și informațiile despre programări
• procedurile alese, și preferințele
• informații despre contraindicații, alergii, sarcină, starea de sănătate sau alte circumstanțe, dacă sunt necesare pentru furnizarea în siguranță a serviciului ales
• chestionarele clientului, confirmările de luare la cunoștință a contraindicațiilor și consimțămintele
• informațiile de plată,

4.5. Evenimente și săli de conferințe

• datele clientului, organizatorului și ale reprezentanților acestora
• date contractuale, financiare și de contact
• informații despre eveniment, participanți, cazare, mese și cerințe tehnice
• lista participanților și oaspeților, dacă este furnizată de organizator
• informații despre acces și permise.

4.6. Parteneri și reprezentanți ai organizațiilor

• nume, prenume, funcție și organizație
• date de contact de serviciu
• corespondență contractuală și împuterniciri
• informații despre servicii, facturi, plăți și decontări
• date de autentificare pentru accesul la sistemele Companiei, dacă este necesar și permis.

4.7. Supraveghere video și controlul accesului

• imagine, dată, oră și locație în zona controlată
• date despre legitimație, informații despre intrări și ieșiri
• materiale legate de incidentele de securitate.

4.8. Plăți

În funcție de metoda de plată, Compania poate procesa numele plătitorului, suma plătită, data, scopul, contul bancar/IBAN, adresa pentru facturare, identificatorul și starea tranzacției. Datele complete ale cardului bancar sunt de obicei procesate de bancă sau de furnizorul de plăți; Compania primește informații limitate, necesare pentru confirmarea și evidența plății.

4.9. Convorbiri telefonice

În cazul contactării recepției sau altor linii telefonice oficiale ale Companiei, pot fi procesate vocea, numărul de telefon, data, ora și durata apelului, precum și informațiile furnizate voluntar în timpul conversației, inclusiv numele, detaliile rezervării, comenzii, solicitării sau reclamației. Compania nu solicită informații excesive prin telefon și nu recomandă furnizarea de date nelegate de scopul contactului.

5. Scopuri, date și temeiuri legale

Compania prelucrează datele numai atunci când există un temei legal aplicabil. Consimțământul nu este singurul temei și nu este solicitat acolo unde prelucrarea este necesară pentru un contract sau pentru executarea unei obligații prevăzute de lege.

Când Compania se bazează pe interesul legitim, ea evaluează necesitatea și proporționalitatea prelucrării și ia în considerare drepturile și așteptările rezonabile ale persoanelor vizate. Persoana vizată are dreptul să se opună unei astfel de prelucrări în cazurile prevăzute de lege.

6. Categorii speciale de date cu caracter personal

În furnizarea serviciilor de restaurant, hotel, salon și SPA, clientul poate comunica voluntar informații despre sănătate, alergii, dizabilități, sarcină, contraindicații, restricții religioase sau alimentare. Compania:

• nu colectează astfel de informații automat sau „pentru orice eventualitate”
• solicită doar informațiile obiectiv necesare pentru furnizarea în siguranță a serviciului specific
• asigură accesul doar angajaților și specialiștilor contractați cărora le sunt necesare aceste date
• nu folosește aceste informații pentru scopuri incompatibile sau publicitate fără un temei separat
• șterge sau anonimizează informațiile după expirarea termenului stabilit
• dacă este necesar, obține consimțământul clar, specific și informat al subiectului.

Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere. Dacă fără anumite informații procedura nu poate fi efectuată în siguranță, Compania poate refuza această procedură, oferind o alternativă sigură disponibilă.

7. Surse de obținere a datelor

Compania obține datele direct de la subiect, precum și, în funcție de situație:

• de la persoana care efectuează rezervarea pentru alți oaspeți
• de la angajator, client corporativ, agent de turism sau organizator de evenimente
• prin platforme de rezervări hoteliere, turistice și alte platforme similare
• de la organizații de plată și bănci
• din registre publice și surse legale deschise
• automat, atunci când se utilizează site-ul și sistemele Companiei.

Persoana care transmite Companiei datele altor persoane trebuie să aibă un temei legal pentru o astfel de transmitere și să le informeze pe acestea. Compania furnizează subiecților informațiile obligatorii în condițiile și termenele stabilite de lege, dacă nu se aplică o excepție legală.

8. Obligația de furnizare a datelor

Datele necesare încheierii și executării contractului, înregistrării oaspetelui, plății sau îndeplinirii unei obligații prevăzute de lege sunt obligatorii pentru operațiunea corespunzătoare. Fără acestea, Compania poate să nu fie în măsură să confirme rezervarea sau să furnizeze serviciul. Furnizarea preferințelor suplimentare și consimțământul pentru marketing sunt voluntare; refuzul nu afectează primirea serviciului principal.

9. Beneficiarii și furnizorii de servicii

În limitele necesității și pe baza unui temei legal, datele pot fi accesibile sau transmise:

• celor angajați și subdiviziuni autorizate ale Companiei
• furnizorilor de servicii hoteliere, de restaurant, CRM, beauty/SPA și sisteme de programări online
• operatorilor de platforme de rezervare și partenerilor turistici
• băncilor și furnizorilor de servicii de plată
• furnizorilor de hosting, infrastructură cloud, email, comunicații și suport tehnic
• serviciilor de securitate și furnizorilor de sisteme de control al accesului
• contractorilor de evenimente, inclusiv furnizorilor tehnici, fotografilor și videografilor, atunci când este necesar și legal
• contabililor, auditorilor, asigurătorilor, avocaților și altor consultanți profesioniști
• autorităților guvernamentale, de reglementare, judiciare și de aplicare a legii — în cazul existenței unei cerințe sau obligații legale.

Furnizorii care prelucrează datele la cererea Companiei sunt legați de cerințe contractuale privind confidențialitatea, securitatea și prelucrarea doar conform instrucțiunilor documentate ale Companiei. În cazuri separate, destinatarul acționează ca operator independent și furnizează propria notificare.

10. Transferul internațional de date

Unii furnizori de servicii cloud, de comunicații, analitice, de plată sau de rezervări pot prelucra datele în afara Republicii Moldova. Înainte de transfer, Compania verifică existența mecanismului prevăzut de lege și aplică garanțiile necesare, incluzând decizia privind un nivel adecvat de protecție, clauze contractuale standard, reguli obligatorii sau orice alt temei permis.

Când prelucrarea se realizează în conformitate cu GDPR, transferul internațional se efectuează suplimentar în conformitate cu cerințele capitolului V din GDPR. Informații despre mecanismul specific poate fi solicitate la adresa dpo@nobil.md / dpo@luxhospitality.md; unele informații pot fi limitate pentru a proteja secretul comercial și securitatea.

11. Perioade de păstrare

Compania păstrează datele nu mai mult decât este necesar pentru scopul corespunzător, ținând cont de perioadele obligatorii de păstrare, termenele de prescripție, necesitatea soluționării litigiilor și protecția drepturilor. Perioadele specifice sunt stabilite în programul intern de păstrare.

La sfârșitul perioadei, datele sunt șterse, distruse, anonimizate ireversibil sau izolate de utilizarea obișnuită, dacă păstrarea temporară este cerută de lege sau pentru protecția drepturilor.

12. Supraveghere video și înregistrarea convorbirilor telefonice

12.1. Supravegherea video de securitate

Supravegherea video este utilizată pentru a asigura siguranța oaspeților, vizitatorilor și angajaților, prevenirea și investigarea incidentelor, protecția proprietății și controlul accesului. Aceasta se realizează pe baza interesului legitim al Companiei și al terților, respectând principiile necesității, proporționalității, minimizării datelor și transparenței.

Supravegherea video nu este instalată în camerele de hotel, toalete, vestiare, cabinete de proceduri și în alte locuri unde există o așteptare rezonabilă sporită de confidențialitate.

• înainte de intrarea în zona controlată sunt afișate indicații informaționale clare, care permit obținerea informațiilor de bază despre procesare și familiarizarea cu această Politică
• accesul la înregistrările video este acordat doar unui cerc restrâns de persoane împuternicite, în măsura necesară pentru îndeplinirea atribuțiilor lor
• înregistrările nu sunt utilizate pentru publicitate, evaluarea calității serviciilor sau alte scopuri incompatibile
• transmiterea înregistrărilor către autoritățile de stat, instanțele judecătorești sau organele de aplicare a legii se realizează doar în prezența unei baze prevăzute de lege
• supravegherea video nu este însoțită de înregistrare audio (înregistrare sonoră).

Cererea de acces la înregistrarea video este examinată ținând cont de drepturile și libertățile altor persoane, de posibilitatea tehnică de căutare și de necesitatea de a păstra dovezile. Compania are dreptul de a aplica mascarea imaginilor persoanelor terțe sau de a acorda acces prin alte mijloace prevăzute de legislație.

12.2. Înregistrarea convorbirilor telefonice (înregistrare audio)

În scopul documentării și confirmării cererilor, rezervărilor și comenzilor, prevenirii abuzurilor, precum și avertizării și soluționării situațiilor disputate, controlul calității serviciilor, Compania poate înregistra apelurile primite și efectuate prin liniile telefonice oficiale ale receptiei.

Înregistrarea și prelucrarea ulterioară se efectuează numai dacă există un temei juridic aplicabil, prevăzut de Legea Republicii Moldova nr. 195/2024 și, după caz, de GDPR: luarea de măsuri înainte de încheierea contractului la cererea persoanei, executarea contractului, interesul legitim al Companiei după evaluarea necesității și proporționalității sau consimțământul persoanei vizate. Compania stabilește temeiul ținând cont de scopul specific al prelucrării și nu folosește consimțământul pentru a înlocui alt temei adecvat.

• înainte de începerea înregistrării, persoana este informată printr-un mesaj vocal automat sau, în cazul apelului inițiat, printr-o altă notificare verbală clară. Formularea recomandată: „Vă atragem atenția: conversația poate fi înregistrată în scopul documentării și confirmării solicitării dumneavoastră, rezolvării situațiilor disputate și controlului calității serviciilor. Continuând conversația, confirmați că ați fost informat despre procesarea datelor cu caracter personal. Informații detaliate și canale alternative de contact sunt disponibile în Politica de confidențialitate de pe site-ul Companiei”
• dacă, în cazul concret, temeiul juridic este consimțământul, continuarea conversației după o alertă clară este considerată o acțiune clar confirmatoare doar cu condiția ca persoana să poată refuza efectiv înregistrarea fără consecințe nefavorabile și să utilizeze un canal alternativ de contact disponibil; faptul și conținutul notificării sunt documentate
• persoana care nu dorește să continue convorbirea înregistrată poate întrerupe apelul și să utilizeze canalul alternativ indicat de Companie: e-mail, formular web pe site sau adresare personală. Canalul alternativ nu trebuie să diminueze nejustificat posibilitatea de a obține serviciul principal
• în timpul convorbirii se prelucrează numai datele referitoare la scopul solicitării; categorii speciale de date nu sunt solicitate dacă acest lucru nu este obiectiv necesar și nu există un temei legal special
• accesul la înregistrările audio îl au doar angajații special autorizați și administratorii IT, cărora le este necesar acest acces pentru îndeplinirea atribuțiilor de serviciu; acțiunile asupra înregistrărilor sunt supuse controlului și, acolo unde este tehnic posibil, jurnalizării
• Înregistrările audio nu sunt utilizate în scopuri publicitare sau alte scopuri incompatibile și nu sunt transmise terților, cu excepția furnizorilor de servicii care acționează conform instrucțiunilor documentate ale Companiei, consultanților profesioniști și autorităților care au dreptul legal să le obțină
• Înregistrările sunt păstrate pentru o perioadă limitată, stabilită prin programul intern de stocare, după care sunt șterse automat, cu excepția cazurilor în care o anumită înregistrare este necesară pentru îndeplinirea unei obligații legale, investigarea unui incident sau stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale
• Persoana vizată poate exercita drepturile prevăzute în secțiunile 18–19 ale prezentei Politici, inclusiv să solicite acces la înregistrarea care o privește, ținând cont de drepturile terților și de restricțiile prevăzute de lege.

13. Fotografierea și filmarea evenimentelor

Supravegherea video de securitate diferă de fotografierea și filmarea evenimentelor. Dacă Compania organizează filmarea în scopuri publicitare, pentru site sau rețele sociale, participanții sunt informați în prealabil, iar atunci când este necesar — li se solicită consimțământ separat. Comanda sau participarea la eveniment nu înseamnă de la sine acordul pentru utilizarea imaginii în scopuri publicitare.

Dacă filmarea este organizată de client sau de un contractor independent, rolurile și obligațiile lor privind protecția datelor sunt stabilite prin contract și prin scopurile reale ale prelucrării. Participanților li se furnizează informațiile corespunzătoare.

14. Cookie-uri și tehnologii similare

Site-ul poate utiliza cookie-uri strict necesare, funcționale, analitice și publicitare. Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea și securitatea site-ului. Cookie-urile analitice, publicitare și alte cookie-uri neobligatorii sunt activate doar după obținerea consimțământului prealabil, atunci când legea îl impune.

Vizitatorul poate accepta sau refuza careva categoriile și poate modifica ulterior alegerea prin setările cookie-urilor. Refuzul nu trebuie să împiedice accesul la conținutul de bază al site-ului, cu excepția funcțiilor care depind obiectiv de tehnologia corespunzătoare. Lista detaliată a furnizorilor, scopurilor și duratelor este disponibilă într-o Politică separată privind utilizarea cookie-urilor și în panoul de setări.

15. Mesaje de marketing

Compania trimite mesaje de marketing direct numai dacă există un temei aplicabil. Consimțământul pentru marketing este separat de consimțământul pentru primirea serviciului principal, nu este bifat în prealabil și poate fi retras în orice moment. Fiecare mesaj de marketing electronic conține o metodă accesibilă de dezabonare gratuită. După renunțare, contactul poate fi păstrat într-o listă minimă de excepții pentru a nu relua trimiterea.

16. Datele minorilor

Compania poate prelucra informațiile despre oaspeții minori atunci când acest lucru este necesar pentru rezervare, cazare, participare la evenimente sau furnizarea unui serviciu și este permis de lege. În funcție de vârsta minorului, de natura serviciului și de temeiul aplicabil, datele sunt furnizate de reprezentantul legal, cu participarea sa sau sunt prelucrate pe un alt temei adecvat. Dacă este necesar consimțământul, Compania verifică cine trebuie să îl ofere conform legislației aplicabile și ia măsuri rezonabile pentru a confirma autoritatea reprezentantului legal. Compania colectează doar informațiile minim necesare, nu folosește datele copiilor și aplică măsuri sporite de transparență și securitate.

17. Decizii automatizate

La data prezentului text, Compania nu ia decizii privind clienții, bazate exclusiv pe prelucrarea automatizată, inclusiv profilarea, care generează consecințe juridice sau le afectează în mod semnificativ în mod similar. Dacă o astfel de prelucrare va fi implementată, Compania va furniza în prealabil informațiile prevăzute de lege, inclusiv logica și posibilele consecințe, și va asigura garanțiile necesare.

18. Drepturile persoanelor vizate

În funcție de legislația aplicabilă și de circumstanțe, persoana vizată are dreptul să:

• primească informații despre prelucrare și acces la datele sale
• solicite corectarea datelor inexacte sau completarea celor incomplete
• solicite ștergerea datelor, dacă nu există un temei legal pentru păstrarea acestora
• solicite restricționarea prelucrării
• primi date într-un format structurat, recunoscut și lizibil de mașină și solicita transmiterea acestora altui operator atunci când dreptul la portabilitate se aplică
• contesta prelucrarea bazată pe interesul legitim, ținând cont de excepțiile prevăzute de lege
• oricând și fără a oferi explicații, contesta marketingul direct
• retrage consimțământul fără a afecta legalitatea prelucrării până la retragerea acestuia
• să nu fie supus unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, atunci când o astfel de decizie generează consecințe juridice sau similare substanțiale, dacă excepția nu este prevăzută de lege
• depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă și să folosească alte mijloace de protecție.

Drepturile nu sunt absolute. De exemplu, Compania poate continua să stocheze datele dacă acest lucru este necesar pentru îndeplinirea unei obligații legale, pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale sau pe alt temei prevăzut de lege.

19. Procedura de exercitare a drepturilor

Cererea poate fi trimisă la adresa dpo@nobil.md / dpo@luxhospitality.md sau la adresa poștală a Companiei. În cerere trebuie descrisă solicitarea și datele care permit identificarea informațiilor corespunzătoare. Pentru a preveni divulgarea neautorizată, Compania are dreptul să solicite o confirmare rezonabilă a identității, fără a colecta informații excesive.

Cererea este examinată fără întârzieri nejustificate și în termenul stabilit de legislația aplicabilă. Dacă cererea este complexă sau numeroasă, termenul poate fi prelungit în limitele prevăzute de lege, cu notificarea solicitantului despre motive. Exercitarea drepturilor este în general gratuită; pentru cereri repetate în mod evident nejustificate sau excesive se pot aplica măsurile prevăzute de lege.

20. Autoritatea de supraveghere

Dacă considerați că prelucrarea încalcă legislația, aveți dreptul să vă adresați Centrului Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal al Republicii Moldova (CNPDCP):

• adresa: MD-2004, mun. Chișinău, str. Sergiu Lazo, 48
• telefon: +373 22 820 801
• email: centru@datepersonale.md
• site web: https://datepersonale.md.

21. Securitatea datelor

Compania aplică măsuri tehnice și organizatorice proportionale cu riscurile, inclusiv managementul accesului și distribuția atribuțiilor, protecția conturilor și sistemelor, backup-uri, jurnalizare, instruirea personalului, obligații contractuale de confidențialitate, verificarea furnizorilor și proceduri de răspuns la incidente. Pentru operațiunile care pot implica un risc crescut pentru drepturile și libertățile persoanelor, Compania efectuează o evaluare preliminară a riscurilor și, atunci când legea o cere, o evaluare a impactului asupra protecției datelor personale. Măsurile sunt revizuite periodic, ținând cont de natura datelor, tehnologiilor, costul implementării, probabilitatea și gravitatea riscurilor. Niciun mod de transmitere sau stocare nu garantează securitate absolută. În cazul unei încălcări a securității, Compania documentează și evaluează incidentul și, atunci când legea o impune, notifică autoritatea de supraveghere și persoanele vizate.

22. Modificarea Politicii

Compania are dreptul de a actualiza Politica în cazul modificării legislației, activității, tehnologiilor sau proceselor de prelucrare. Versiunea actuală este publicată pe site cu menționarea datei de aplicare. În cazul schimbărilor semnificative, Compania folosește metode rezonabile suplimentare de informare.

23. Contacte

Pentru întrebări privind această Politică și prelucrarea datelor personale, vă rugăm să contactați:

• dpo@nobil.md / dpo@luxhospitality.md — contact pentru protecția datelor cu caracter personal
• info@nobil.md — solicitări generale
• +373 68 400 400 — telefon
• LUX HOSPITALITY SRL, MD-2012, mun. Chișinău, bd. Ștefan cel Mare și Sfînt, 132, Republica Moldova — adresă poștală.